Styreinstruks

vedtatt 18.6.2020

Instruks for styre og daglig leder i ROM Agder

Styret i ROM-råd og muligheter har på årsmøtet den 18. juni 2020 vedtatt denne styreinstruksen for styrets arbeid og saksbehandling, samt for daglig leders arbeidsoppgaver.

  • Styrets oppgaver
  • Styreleder skal sørge for at alle aktuelle saker som hører inn under styret blir behandlet til

hensiktsmessig tid. Styremedlem og daglig leder kan kreve at styret behandler bestemte

saker. Styreleder og daglig leder setter opp saksliste sammen i forkant av styremøte.

1.2 Styret skal forestå forvaltningen av virksomheten, sørge for at virksomheten til enhver tid er forsvarlig organisert og at administrasjonen har tilstrekkelige midler og tilstrekkelig kvalifisert personale.

Styret skal se til at de målsettinger som er vedtatt, blir satt ut i livet. Det skal være regelmessig kontakt mellom styreleder og den daglige ledelsen og virksomheten for øvrig. Styret kan fastsette instruks og retningslinjer for virksomheten og den daglige ledelse.

Styret skal være både kontrollerende og proaktivt i sin rolle. Styret skal holde seg orientert om foreningens økonomiske stilling og plikter å påse at foreningens virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal iverksette undersøkelser som styret finner nødvendig for å utføre.

Styret skal innen den 15. november hvert år fastsette planer og budsjetter for kommende år,

inkludert å planlegge søknader for påfølgende år.

Styret treffer alltid avgjørelser i saker som gjelder investeringer av betydelig omfang i forhold til foreningens ressurser, og i saker som gjelder rasjonalisering eller omlegging av driften som vil medføre større endring eller omdisponering av arbeidsstyrken.

1.3 Styret innkaller til årsmøte, ref vedtekter. Styret skal legge fram regnskap og årsberetning til behandling i årsmøtet.

  • Innkalling og møtebehandling

2.1 Daglig leder forbereder i samråd med styreleder de sakene som skal legges fram for styret.

2.2 Styreleder innkaller til styremøte. Styremedlemmer og daglig leder kan også be om styremøte.

Styremedlemmene plikter å delta på styremøter. Daglig leder har rett og plikt til å delta på styremøter, unntatt i saker som berører daglig leders lønnsforhold, ansettelsesforhold eller utførelsen av vedkommendes arbeidsoppgaver.

Det skal avholdes minimum fire styremøter i året. Rettledende for arbeidet er dette årshjulet:

  • April, nytt styre konstituerer seg. Revisjon av budsjetter og planer
  • Juni, oppfølging av handlingsplanen/status søknader, budsjett, gjennomgang av ROMs personalressurser
  • September, strategiplan gjennomgås, justering av handlingsplanen
  • November, økonomiplan og drøfting av mulige søknader, planer for kommende år.
  • Desember, de ansatte har ordet. Juleavslutning med de ansatte
  • Februar, regnskap og årsmøter

Det skal gis skriftlig innkallelse til styremøtene, gjennom post eller e-post med minst syv dagers varsel hvis ikke styrelederen mener at det av presserende grunner må gis kortere varsel. Dersom et styremedlem ikke kan møte, skal styrelederen sørge for at det så raskt som mulig blir gitt innkalling til varamedlemmet. B-saker sendes kun til styremedlemmene.

Med innkallingen skal det følge en dagsorden for styremøtet, og det skal følge med dokumentasjon som gir et tilfredsstillende behandlings- og beslutningsgrunnlag for å behandle sakene. Årsregnskap og årsberetning skal alltid behandles i styremøte.

2.3 Dersom styrelederen finner det forsvarlig, kan saker behandles elektronisk. Dersom et styremedlem eller daglig leder krever møtebehandling, skal likevel behandlingen skje i møte.

2.4 Styrelederen leder styremøter, ved fravær leder nestlederen, evt et styremedlem. Norsk er arbeidsspråket i møter og i skriftlig bruk.

2.5 Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvdelen av styremedlemmene deltar i møtet.

2.6 Styrets beslutninger treffes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Ved valg av funksjoner i styret er den valgt som får flest stemmer.

2.7 Det skal føres styreprotokoll. Daglig leder er referent. Protokollen skal minst angi tid, sted, deltakere, behandlingsmåte og styrets beslutninger. Det skal alltid fremgå av protokollen om styret har vært vedtaksdyktig, og at alle styremedlemmene har fått innkalling. Protokollen skal sendes styremedlemmene senest to uker etter møtet.

Dersom styrets beslutning ikke er enstemmig, skal det angis i protokollen hvem som har stemt for og imot. Mindretallet kan kreve sin oppfatning inn ført i protokollen.

2.8 Styret avgjør i hvert enkelt tilfelle hvilke rådgivere, observatører eller andre som kan delta på styremøter eller deler av møter, og om slike personer skal gis talerett. Inviterte personer har ingen stemmerett.

  • Daglig leder - oppgaver og plikter overfor styret

3.1 Daglig leder tilsettes og sies opp av styret.

3.2 Daglig leder står for den daglige ledelsen av foreningens virksomhet og skal følge de retningslinjner og pålegg som styret har gitt.

3.3 Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter foreningens forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker skal styret avgjøre. Det medfører bl.a oppsigelse og leie av lokaler. Men ved fullmakt fra styret kan daglig leder utføre også forannevnte oppgaver. Kjøp eller transaksjoner over kr 50 000 skal godkjennes av styreleder, unntaket er utbetaling av lønn via regnskapsfører.

3.4 Daglig leder plikter å møte i styret og har tale- og forslagsrett. Daglig leder skal sammen med styrelederen forberede styresakene. Daglig leder skal vurdere om det er saker som skal styrebehandles i et planlagt møte, eller om situasjonen tilsier at det kreves ekstraordinært møte. Daglig leder gir styret en redegjørelse om foreningens virksomhet, stilling og resultatutvikling med tilstrekkelig dokumentasjon.

3.5 Daglig leder skal møte på årsmøte med tale- og forslagsrett. Daglig leder skal ha tilgjengelig opplysninger som gir svar på spørsmål om årsregnskap, økonomi og andre saker til avgjørelse.

· Daglig ledelse i organisasjonen - en lærende organisasjon

  • Daglig leder er ansvarlig for den faglige, økonomiske og personaladministrative driften av foreningen.
  • Det faglige arbeidet bygger på oppdrag gitt i årlige tilskuddsbrev fra Helsedirektoratet og andre oppdragsgivere/samarbeidspartnere som Sørlandet sykehus, kommuner, UIA og eierorganisasjonene LPP og Mental Helse m flere.
  • Leder har ansvar for å utarbeide handlingsplaner i samarbeid med de ansatte basert på oppdrag fra styret. Leder har hovedansvar for å planlegge søknader og involvere ansatte i dette.
  • Ved opprettelse og ansettelse i midlertidige eller faste stillinger, samt ved oppsigelser og andre personalsaker, skal daglig leder og styreleder, og eventuelt annet utpekt styremedlem, forestå prosessene sammen, eventuelt sammen med et ansettelsesutvalg.
  • Leder har ansvar for daglig personalledelse og skal tilrettelegge driften med rom for faglige og sosiale møteplasser ved hjelp av:
  • registrering av tilstedeværelse på arbeidsplassen/eksterne oppdrag for alle ansatte på synlig tavle eller på PC/outlook
  • gjennomføre personalmøter i en bestemt syklus, f eks en gang pr md
  • gjennomføre driftsmøter/fagmøter hver eller annen hver uke
  • medarbeidersamtale med den enkelte ansatte en gang i året eller i løpet av prosjektperioden hvis det er kortere engasjement. Det skal utarbeides plan for kompetanseutvikling og vurdering av den enkeltes behov for kompetansebygging/utdanning
  • Daglig leder har det øverste ansvar for å følge opp frivillige, personer i arbeidstrening og praktikanter.

Varighet

Denne styreinstruksen trer i kraft fra årsmøtets vedtak den 18. juni 2020.